L’indemnisation d’un grand déplacement

Identification d’un grand déplacement

L’indemnité de grand déplacement est due lorsque le salarié est dans l’impossibilité de regagner son domicile.

En cas de contrôle de l’administration, il appartiendra à l’employeur d’apporter la preuve de l’occurrence du chantier ou de l’évènement, et de démontrer que le salarié a été dans l’impossibilité de regagner son domicile.

La Circulaire DSS/SDFSS/5 B n°2005-376 du 4 août 2005 prévoit qu’un salarié sera considéré en grand déplacement lorsqu’il est dans l’impossibilité de regagner son domicile en fin de journée, dès lors que :

• La distance séparant son lieu de résidence ou le siège de l’entreprise, du lieu de déplacement est supérieure ou égale à 50 kms pour un trajet aller ;
• Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur de 1h30 (trajet aller).

Indemnisation d’un grand déplacement

L’employeur a l’obligation d’indemniser les frais de nourriture et de logement aux salariés en grand déplacement :
• Soit sur la base des frais réellement engagés et sur présentation des justificatifs fournis par le salarié ;
• Soit sur la base d’une indemnité forfaitaire.

Indemnisation sur la base des frais réellement engagés par le salarié

Le salarié doit formaliser les frais afférents à son déplacement par une note de frais en y joignant le justificatif de ses dépenses. L’employeur procède au remboursement des frais engagés.

À noter que la TVA payée pourra être récupérée.

Indemnisation sur la base d’une indemnité forfaitaire

L’employeur peut opter pour une indemnisation forfaitaire du déplacement. Le salarié devra tout de même formaliser son déplacement par une note de frais mais n’aura pas à justifier ses dépenses de nourriture et de logement.

Les services de l’Urssaf fixent la limite d’exonération des allocations forfaitaires de déplacement. Pour les déplacements en métropole, le barème 2024 est le suivant :

L’employeur peut fixer une indemnité forfaitaire inférieure à limite maximale d’exonération fixée par les services de l’Urssaf. Le montant de ces indemnités forfaitaires aura un caractère collectif. Si l’employeur décide de fixer un montant supérieur à la limite d’exonération des services de l’Urssaf, alors la fraction excédentaire est soumises à cotisations sociales.

À noter qu’un dirigeant ne peut pas bénéficier de la prise en charge forfaitaire de ses frais de déplacement. Seule la méthode d’indemnisation au réel pourra lui être appliqué.

Le remboursement des frais professionnels sur la base des frais réels ou de la base des indemnités forfaitaires ne constituent pas un élément de salaire soumis à cotisations sociales ou à impôt sur le revenu.