Conservation des documents comptables : que faut-il savoir ?

Quelles sont les obligations ?

Les livres comptables obligatoires (livre-journal, grand livre) et les documents auxiliaires doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la date de la dernière opération comptabilisée.

Les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) doivent être conservés en version originale pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice en question. Il en est de même pour les pièces justificatives comptables comme :

• Bons de commande et de livraisons,
• Factures et les documents bancaires.

Bon à savoir : les déclarations fiscales (d’IR, d’IS, sur la TVA, CFE, CVAE, etc.), doivent être conservées pendant un délai de 6 ans suivant celle où la taxe est devenue exigible.

Si le livre, le registre comptable et les pièces justificatives sont reçus sous format électronique, vous pouvez les conserver pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération.

Pourquoi des délais de conservation sont-ils imposés ?

Cette démarche octroie à l’Administration la possibilité de mener des contrôles a posteriori. Soit, de vérifier les informations déclarées par le passé. Les documents comptables sont ainsi à conserver à titre de preuve.

Comment conserver ses documents comptables ?

Votre entreprise peut conserver les documents comptables pendant la durée minimale imposée par voie électronique ou sous format papier.

La sauvegarde de façon numérique présente de nombreux avantages. Pour éviter tout risque de perte, et vous permettre une vraie sécurité. Les avantages sont multiples : diminution des risques de perte de dégradation des documents, accès simplifié et immédiat, et partage de document fluide.

Toutefois, notez que si vous faites le choix de conserver exclusivement les copies numériques de vos pièces justificatives, celles-ci doivent remplir un certain nombre de conditions pour avoir la même fiabilité et valeur que le document original. Le procédé utilisé pour générer les copies numériques (la numérisation) doit par exemple, permettre de produire des informations liées à la copie, garantir l’intégrité de la copie (empreinte électronique) ou encore permettre la conservation de la copie sans qu’elle soit altérée.

Quelles sont les peines encourues ?

En cas de non-respect de ces obligations, vous vous exposez à des sanctions. En effet, le code général des impôts punie la destruction des documents comptables avant les délais imposés. L’amende encourue est de 1500 euros. C’est également le cas, si vous refusez de les communiquer.

En cas de contrôle de fiscal, si le contrôleur ne peut réunir les documents, l’amende peut atteindre 25 000 euros. Une taxation sur le chiffre d’affaire et une pénalité de 40% seront également effectuées d’office par l’administration.

De plus, pensez que la bonne tenue de votre comptabilité peut également vous servir de preuve. Par conséquent, en cas de litige vous n’aurez aucune preuve à fournir sans documents comptables réguliers à présenter.