Comment fonctionnent les indemnités kilométriques ?

Qui est concerné par les indemnités kilométriques ?

Seul le dirigeant et les salariés d’une entreprise peuvent percevoir des indemnités kilométriques. En effet, en tant qu’associé qui n’exerce aucune autre fonction dans la société, vous ne pouvez pas en bénéficier.

D’autre part, plusieurs conditions doivent être remplies afin de pouvoir y prétendre :

• Le véhicule concerné ne doit pas être immatriculé au nom de la société.
• Les déplacements concernés doivent avoir un caractère strictement professionnel.
• Les déplacements ne peuvent pas concerner les trajets entre le domicile et le travail (sauf pour les entreprises relevant du régime BNC).
• Pour bénéficier des IK, tous les déplacement doivent être suivis et justifiés

Quelles sont les dépenses couvertes par les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques servent à couvrir les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Elles ne prennent pas en compte toutes les dépenses liées à votre véhicule. Elles concernent uniquement:

• L’achat du véhicule et de ses équipements ;
• Les frais de carburant (les indemnités kilométriques comprennent souvent une partie pour couvrir les coûts du carburant utilisé lors des déplacements professionnels) ;
• Les frais d’entretien, tels que les réparations, la maintenance et les remplacements de pièces ;
• La prime d’assurance annuelle, notamment la responsabilité civile, l’assurance collision et l’assurance tous risques;

Toutes les dépenses couvertes par les IK doivent être assumées à titre personnel par le propriétaire du véhicule. Elles ne peuvent pas être prises en charges par l’entreprise.
Les dépenses exactes couvertes par les indemnités kilométriques peuvent varier en fonction des règles et des politiques spécifiques de votre entreprise ou organisation.

Les dépenses de parking et de péage par exemple, peuvent être prises en charge par l’entreprise avec des cartes carburant.

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

L’administration Fiscale publie annuellement un barème qui permet de les calculer. Celui-ci sert à évaluer forfaitairement le coût d’utilisation d’un véhicule. Il prend en compte la puissance du véhicule (le nombre de chevaux) et la distance parcourue durant une année civile à titre professionnel.

Il est important de noter que plusieurs barèmes existent selon le type de véhicule : voitures, motos, scooters et motocyclettes. De plus, un avantage spécifique est prévu pour les véhicules électriques, avec une majoration de 20 %.

Quelles conséquences fiscales ?

Le remboursement des indemnités kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu (IR) et est exonéré de cotisations sociales. Les indemnités kilométriques sont déductibles intégralement du résultat fiscal de l’entreprise.

Bon à savoir : En utilisant le système des indemnités kilométriques, il y a de grandes chances que votre société ne soit pas redevable de la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS).

Mise en pratique

Prenons l’exemple d’une personne qui a parcouru 4 000 km à titre professionnel en 2022 avec un véhicule de 6 CV.

Il peut donc faire état, en 2024, d’un montant de frais réels égal à 2 660 € (4 000 km x 0,665).