Frais professionnels : comment choisir sa carte entreprise ?

Les différents types de carte de paiement professionnelle

Les cartes de paiement professionnelles sont généralement distribuées à l’ensemble des collaborateurs réalisant des dépenses professionnelles, ou du moins à ceux amenés à en faire régulièrement.

Parmi ces cartes professionnelles se trouvent les cartes affaires, elles se différencient souvent selon les tarifs et des options qu’elles proposent. Assez répandue dans les grands groupes, elle est payée par l’entreprise, mais débitera tout de même le compte du collaborateur, qui devra réaliser des notes de frais pour se faire rembourser. Elle propose souvent un paiement différé, pour que le collaborateur puisse faire la demande de remboursement avant d’être débité. En réalité, il est rare que le collaborateur réussisse à se faire rembourser dans les temps, à cause des processus et délai de remboursement assez longs.

Les banques proposent également leurs propres cartes professionnelles. La banque prédéfinit souvent d’elle-même les plafonds de dépenses, en fonction de la carte choisie. Le seuil peut être modulable, mais il faudra au préalable s’entretenir directement avec la banque.

Finalement, il existe des cartes innovantes, souvent issues de la fintech, qui vous permettent d’avoir accès à plus de fonctionnalités, comme un paramétrage précis et sur-mesure des différentes cartes en fonction de vos besoins.

Quels sont les critères à prendre pour choisir sa carte ?

Le délai de paiement, entre débit immédiat et débit différé

Le moment de paiement peut être un critère intéressant à prendre en compte pour choisir votre type de carte. En effet, selon les besoins de l’entreprise ou ceux des collaborateurs, vous pouvez opter pour :

• Un débit différé, vous permettant de payer l’ensemble des dépenses réalisées à un instant T. Vous bénéficiez en général d’un mois de délai et pouvez parfois choisir à quel moment être débité.
• Un débit immédiat, ce qui signifie que votre compte sera débité dès que la banque prendra connaissance du paiement.

Il faut cependant garder en tête que les cartes avec un débit différé sont souvent un peu plus chères que celles avec un débit immédiat.

Les dépenses que sont amenés à faire vos collaborateurs

Le type de dépenses réalisées par vos collaborateurs et le niveau de confiance que vous leur accordez sont également des critères importants.

Les cartes sont plus ou moins paramétrables, ou plus ou moins restrictives sur ce que vos collaborateurs peuvent en faire, c’est pourquoi il est important d’opter pour une carte correspondant à vos besoins.

Les cartes bancaires sont généralement assez restrictives sur leur utilisation, pour éviter que les collaborateurs en abusent. Ainsi, les plafonnements sont stricts, il n’est pas possible de retirer des espèces. Il est parfois possible de limiter les zones géographiques et horaires d’utilisation.

Les cartes affaires permettent une personnalisation un peu plus poussée, il est ainsi souvent possible d’y définir des plafonds ou de l’activer uniquement pour certains fournisseurs ou certaines catégories de dépense.

Les cartes innovantes sont généralement les cartes les plus paramétrables du marché, on compte en moyenne entre 50 et 60 critères de paramétrage. Avoir une carte bien paramétrée, permettra au collaborateur de réaliser uniquement des dépenses nécessaires au bon déroulement de ses missions.

Cartes Corporate et voyage d’affaires

Si vos collaborateurs voyagent souvent dans le cadre de leurs missions, il est important de le prendre en compte dans votre choix.

En effet, si vos cartes sont paramétrées pour faire des paiements en France, il doit être possible d’étendre leur utilisation à l’international ou dans d’autres zones géographiques, ce qui n’est pas le cas de toutes les cartes. Certaines cartes sont uniquement utilisables en France ou vous font payer des frais lors de leur utilisation à l’étranger.

Les prix des cartes

Il faut compter, en moyenne, entre 80€ et 185 € par an selon les différents types de cartes.

Les cartes de paiement nouvelle génération quant à elles, se positionnent sur des prix plus compétitifs, avec des avantages très intéressants.

Les solutions de paiement de la Fintech

Vous l’aurez compris, de nouvelles solutions de paiement émergent. Plus que de simples cartes entreprise, elles proposent des fonctionnalités annexes et sont en réalité des solutions de gestion à part entière.

Elles proposent généralement des interfaces de gestion associées à leurs cartes de paiement, permettant par exemple de gérer vos dépenses ou encore vos notes de frais. Ceci vous permettra de centraliser toute la gestion de vos dépenses professionnelles.

Elles proposent également diverses fonctionnalités pour contrôler et gérer vos frais :

• Interface comptable automatisée
• Alertes de paiement
• Reporting ou tableaux analytiques
• Service automatique de re-facturation
• Suivi en temps réel des dépenses

Leurs solutions sont généralement entièrement paramétrables, ce qui permet de réguler les droits et accès de vos collaborateurs et d’encadrer leurs dépenses pour une sécurisation optimale.

Mooncard automatise la gestion de vos dépenses professionnelles

Mooncard est une solution vous permettant d’automatiser toute la gestion de vos dépenses professionnelles. Vous gagnez ainsi du temps et donc de l’argent, avec une carte Visa 100% paramétrable, 100% sécurisée et acceptée dans 100% des commerces.

Une application de gestion est associée à la carte. Elle permet de gérer vos cartes et de les paramétrer selon les besoins de vos collaborateurs, grâce à plus de 60 fonctionnalités. Vous pouvez également y suivre toutes les transactions réalisées et y définir un cycle d’approbation, permettant d’approuver ou rejeter les dépenses.

Avec Mooncard, votre processus de gestion devient simple et fluide :

• Le collaborateur paie sa dépense avec sa carte Mooncard.
• Il prend en photo son justificatif et l’envoie directement depuis l’application de gestion.
• Plus de notes de frais, elles sont automatiquement générées et pré-remplies, il suffira au collaborateur de valider sa dépense.
• Après approbation, elle est directement envoyée en comptabilité.
• Vos écritures comptables sont automatiquement générées et intégrées à votre logiciel, selon votre paramétrage et votre plan comptable. Gagnez en fiabilité, en évitant la réécriture manuelle.

Bonus : chacune de ces cartes vous permet de cumuler jusqu’à 15 Miles Flying Blue pour 10€ dépensés, pour vos usages personnels ou professionnels.

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