Bien préparer l’entretien annuel d’évaluation

L’entretien annuel d’évaluation est-il obligatoire dans toutes les entreprises ?

Le code du travail n’impose pas aux employeurs d’évaluer ses salariés, à l’exception de ceux avec qui une convention de forfait jour a été conclue.

Toutefois, tout employeur peut décider de manière unilatérale d’organiser une évaluation pour chacun de ses collaborateurs s’il le souhaite. Cette évaluation du salarié est alors effectuée dans le cadre de l’entretien individuel annuel.

Bon à savoir : une convention collective ou un accord collectif peut rendre obligatoire la mise en place d’entretien individuel annuel pour évaluer les performances des salariés. Pensez à vous référer à la vôtre pour évoluer en toute sérénité.

Entretien individuel d’évaluation : objectifs

Il est un outil de gestion des ressources humaines par excellence. L’entretien annuel d’évaluation va permettre la progression simultanée des performances du salarié, du manager et de l’entreprise.

Ce dispositif doit notamment permettre de mesurer les qualités professionnelles du salarié, ses résultats et l’atteinte de ses objectifs. Cela doit également servir à lui proposer des mesures correctives à l’issue de son entretien, à lui fournir plus de moyens, à lui proposer des formations ou encore, à évoquer son avenir, etc.

Comment mettre en place des entretiens annuels au sein de son entreprise ?

Il est nécessaire de respecter un certain formalisme si vous souhaitez organiser des entretiens individuels. En effet, avant leur mise en place, vous devez obligatoirement consulter les instances représentatives du personnel. À savoir pour les entreprises de 11 salariés ou plus : le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), le comité d’entreprise (CE) ou les délégués du personnel.

De même, vous devez obligatoirement informer au préalable vos salariés des méthodes et techniques d’évaluation professionnelle qui sera mise en œuvre. Le contenu et la teneur de l’entretien sont du ressort de l’employeur pourvu qu’ils soient pertinents « au regard de la finalité poursuivie ». Notez qu’il est conseillé de leur fournir un document synthétique (grille d’évaluation ou autre) récapitulant les principaux points qui seront abordés.

Par exemple :

• Le suivi des objectifs fixés ;
• Les compétences ;
• Les points positifs et les pistes d’amélioration ;
• Les difficultés rencontrées (matérielles, humaines, etc.) ;
• Les souhaits de formations ;
• La renégociation de la rémunération ;
• Etc.

Une fois, l’entretien passé, les conclusions de l’évaluation doivent rester confidentielles entre l’employeur et le salarié. Celles-ci doivent également être consignées par écrit dans un compte-rendu signé par les deux parties.

Un salarié ne peut refuser de se rendre à son entretien individuel. Si ce dispositif d’évaluation a été porté préalablement à sa connaissance. En effet, celui-ci étant dans une relation de subordination avec son employeur, son refus peut être sanctionné et considéré comme un acte d’insubordination.

Comment préparer l’entretien annuel d’évaluation ?

Étape 1 : Préparer la trame de l’entretien

Pour préparer l’entretien, vous devez dresser le bilan de l’année écoulée.

Il est vivement recommandé de rédiger une trame d’entretien. Pour ce faire, vous devez vous appuyer sur la fiche de poste du salarié, les missions réalisées et les résultats obtenus lors de l’année écoulée.

Elle doit vous permettre d’évaluer le salarié, de dégager ses points forts, ses axes d’amélioration et enfin, de fixer les objectifs pour l’année à venir.

Cette trame vous permettra également de guider les échanges lors de l’entretien.

Vous pouvez intégrer dans cette trame, les besoins en formation de vos salariés. N’hésitez pas à solliciter votre collaborateur paie dédié, il pourra se charger de la rédaction de la trame d’entretien dans le cadre d’une mission complémentaire.

Étape 2 : Proposez une date avec le salarié

Pour que l’entretien se déroule au mieux, le salarié doit également préparer son entretien en amont. Fixez-lui un rendez-vous 10 à 15 jours à l’avance et transmettez-lui la trame à compléter qu’il devra vous remettre quelques jours avant l’entretien.

Pensez à : réserver une salle de réunion, refléter une attitude intérieure positive et de manière générale faite en sorte de ne pas être interrompu.

Étape 3 : Le déroulement de l’entretien

La conduite de l’entretien doit se faire de la manière suivante :

1. Souligner l’importance de l’entretien
2. Suivre le déroulé de la trame d’entretien
3. Analyser les succès et échecs afin de dégager les points forts et les échecs des collaborateurs et les axes d’amélioration
4. Expliquer les faits de manière explicite et concise
5. Être à l’écoute de la vision du collaborateur
6. Envisager les actions à mettre en œuvre pour tendre vers les objectifs
7. Suivez la méthode de George T. Duran et fixez des objectifs SMART :

8. Faites une synthèse : collaborateur et manager
9. Transmettre un compte rendu de l’entretien au collaborateur signé par les deux parties (la signature n’est pas obligatoire mais vivement conseillé).

Cet entretien est l’occasion pour le collaborateur de demander certains avantages : augmentation, promotion, prime, télétravail etc…

Il est obligatoire pour les salariés au forfait jours

Entretien d’évaluation individuel et entretien professionnel : quelles différences ?

Si l’entretien individuel d’évaluation n’est pas obligatoire, l’entretien professionnel l’est quant à lui. En effet, à compter de leur date d’embauche, les salariés doivent en bénéficier tous les deux ans et ce, quelle que soit leur ancienneté, la nature de leur contrat, etc.

Ces deux dispositifs répondent également à deux objectifs différents. En effet, l’évaluation du salarié va permettre d’évaluer les performances du salarié. Puis l’entretien professionnel portera quant à lui sur ses perspectives d’évolution. Toutefois, tous deux sont confidentiels et doivent être formalisés sous la forme d’un compte-rendu écrit.

Enfin, notez qu’il est possible de regrouper entretien professionnel et entretien annuel en une seule rencontre pour des questions de praticité. Pour en savoir plus, nous invitons à lire la fiche conseil sur l’entretien professionnel et la formation.

L’entretien annuel est donc une étape essentielle dans l’évolution du candidat et pour la performance de l’entreprise. De plus, ce moment d’échange, vous permet de mieux connaître vos salarié(e)s et de cerner leurs attentes afin d’anticiper au mieux la gestion des ressources humaines/de vos équipes.

Confiez la gestion de vos ressources humaines à Ça Compte Pour moi.