Organisation des départs en congés de vos salariés

Étape 1 : Informer les salariés de la période de prise des congés

La période de prise des congés payés est un moment crucial où les salariés peuvent faire part de leurs souhaits pour leurs congés, leurs vacances. Elle permet également à l’employeur de planifier la fermeture temporaire de l’entreprise, imposant ainsi des congés payés aux salariés.

Par exemple, si l’entreprise ferme la dernière semaine de décembre, les salariés devront obligatoirement prendre des congés cette semaine-là.

La période de prise des congés payés doit être communiquée aux salariés au moins deux mois avant son ouverture, par tout moyen écrit tel qu’une note de service (remise en mains propres ou par e-mail), un tableau d’affichage obligatoire dans l’entreprise, ou encore via l’intranet. Il est également recommandé d’informer chaque salarié individuellement, par mail ou courrier.

Il revient à l’employeur de déterminer cette période, qui doit obligatoirement inclure la période légale du 1er mai au 31 octobre, mais qui peut être étendue par l’employeur.

Pour les salariés qui n’ont pas acquis suffisamment de congés et doivent prendre des congés sans solde en raison de la fermeture de l’entreprise, une aide est disponible auprès de Pôle emploi. Ils peuvent solliciter une indemnisation de ces congés non payés, s’ils ont encore des droits ouverts.

Étape 2 : Fixer l’ordre des départs

Une fois la période de prise des congés établie, il convient de fixer et de communiquer l’ordre des départs aux salariés, au plus tard un mois avant le début de cette période. Cette fixation se fait en respectant trois critères obligatoires :

1. La situation familiale des salariés : Les salariés mariés, pacsés, ou ayant des enfants, adultes handicapés ou personnes âgées en perte d’autonomie à charge, ont le droit de bénéficier de congés simultanés s’ils travaillent au sein de la même entreprise.
2. L’ancienneté des salariés au sein de l’entreprise : Les collaborateurs plus anciens peuvent avoir la priorité dans le choix de leurs dates de congés.
3. La prise en compte d’éventuelles activités chez d’autres employeurs : Si un salarié travaille pour plusieurs employeurs, il convient de coordonner les congés pour éviter les conflits d’emploi du temps.

L’employeur peut décider d’ajouter d’autres critères, tels que les droits de garde pour les salariés séparés ou divorcés, les périodes de vacances scolaires, etc., dans le cadre d’un accord d’entreprise, tout en respectant les critères mentionnés précédemment. Les dispositions de la convention collective peuvent également prévoir d’autres critères.

Par ailleurs, l’employeur a la possibilité de choisir entre différentes approches : imposer à tous les salariés de prendre leurs congés à la même période ou organiser des départs en roulement. Toutefois, quel que soit le choix, les dates de congés doivent être validées par l’employeur.

Étape 3 : Communication et modification des dates de départ en congés

Tous les salariés doivent être informés de leurs dates de congés au moins un mois à l’avance, par tout moyen dans les locaux de l’entreprise, que ce soit par mail, panneau d’affichage, etc.

Il est important de noter que l’absence de réponse de l’employeur à une demande de congé vaut acceptation. Sauf en cas de circonstances exceptionnelles, l’employeur ne peut pas modifier l’ordre et les dates de départ moins d’un mois avant la date prévue.

Pour faciliter la gestion des congés payés, des logiciels de gestion des ressources humaines (SIRH) tels que My Silae ou Excel peuvent être utilisés.

Étape 4 : Veiller à la prise des congés

Le suivi des congés est crucial pour garantir une gestion efficace. Cela permet d’éviter les chevauchements de congés, de s’assurer que l’entreprise reste opérationnelle et de garantir que les employés bénéficient de leurs droits. Ainsi, la prise des congés payés par les salariés relève de la responsabilité de l’employeur. Celui-ci doit démontrer qu’il a tout mis en œuvre pour que les salariés prennent au moins leurs quatre semaines de congés payés annuels.

Les salariés doivent également être informés de leur solde de congé (compteur sur le bulletin).

Pour garantir que les salariés prennent leurs congés, il est recommandé d’utiliser des logiciels SIRH tels que MySilae ou Excel.

Le respect de ces étapes atteste de l’engagement de l’employeur à permettre aux salariés de prendre leurs congés payés.

Étape 5 : Report des congés non pris

Par le biais du bulletin de paie, l’employeur informe les salariés des jours de congés payés acquis, pris et restant à prendre. L’employeur doit également permettre aux salariés de prendre leurs congés payés sur une période suffisante chaque année. Si ce n’est pas le cas, le report des congés payés est obligatoire pour la période suivante.

Il existe des cas de reports de congés obligatoires :

L’information concernant les règles du non-report des congés payés doit être communiquée aux salariés par écrit (affichage, note de service…etc), au moins deux mois à l’avance.

Les congés reportés doivent suivre la même procédure que les congés non reportés pour la prise (annonce dans un délai de 2 mois de la période de prise des congés, …)

Étape 6 : Gestion des congés exceptionnels

En plus de la gestion des congés payés annuels, il est essentiel de mettre en place une politique efficace pour gérer les congés exceptionnels. Ces congés sont destinés à faire face à des événements imprévus ou à des situations personnelles qui nécessitent une absence du lieu de travail. Voici comment vous pouvez mettre en place une gestion adéquate des congés exceptionnels :

• Demandes de congé : Précisez comment les employés doivent soumettre leurs demandes de congé exceptionnel. Cela peut se faire par écrit, par e-mail ou via un formulaire spécifique au sein de l’entreprise.
• Examen des demandes : Expliquez comment les demandes de congé exceptionnel sont examinées. L’employeur peut évaluer la pertinence de la demande en fonction de la nature de l’événement et des besoins opérationnels de l’entreprise.
• Approbation : Précisez comment les demandes de congé sont approuvées. L’employeur peut décider d’accorder le congé en totalité ou en partie, en fonction de la situation. Il est important que les employés reçoivent une réponse claire et rapide.

En veillant à une organisation minutieuse des départs en congés de vos salariés, vous favorisez non seulement la sérénité au sein de votre entreprise, mais également la satisfaction de votre équipe. N’oubliez pas que notre service paie est là pour vous accompagner sur tous les sujets de gestion des ressources humaines, vous permettant ainsi de vous concentrer sur le développement de votre activité en toute quiétude.

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