Quelles sont les déclarations sociales obligatoires ?

Les déclarations sociales obligatoires lors d’une embauche

Lors de l’embauche d’un salarié, certaines déclarations sociales sont obligatoires. Ces déclarations dépendent de la taille de l’entreprise et de l’activité exercée.

La DPAE est la déclaration préalable à l’embauche. Elle permet de déclarer à l’URSSAF (ou la MSA pour le secteur agricole) le recrutement d’un salarié. L’employeur doit obligatoirement transmettre ce document au plus tôt 8 jours avant l’embauche.

Si votre entreprise fait moins de 19 salariés, alors vous pouvez remplir une déclaration simplifiée : le Tese (titre emploi-service entreprise). C’est une déclaration simplifiée d’embauche d’un salarié en CDD, CDI ou apprentissage. L’employeur doit transmettre ce document au plus tard le 5 du mois suivant de l’embauche (l’essentiel du Tese, URSSAF). Le Tesa (titre emploi simplifié agricole) concerne l’embauche en CDD de 3 mois maximum, d’un employé agricole, dont la rémunération brute ne dépasse pas 10 284€ (source : service-public.fr).

Le TEF (titre emploi forains) concerne “les emplois occasionnels non qualifiés exercés à l’occasion d’une fête foraine, d’une foire non sédentaire ou dans un parc d’attractions” (service-public.fr). L’employeur (codes NAF 9321Z ou 9329Z) doit transmettre ce document lors de l’embauche.

Le CEA (chèque emploi associatif) est réservé aux associations qui emploient un salarié. Cette déclaration (qui concerne uniquement les associations employant jusqu’à 9 salariés au cours des 12 derniers mois) doit être faite lors de l’embauche.

Enfin, le Guso (guichet unique du spectacle occasionnel) concerne l’embauche d’un salarié du spectacle vivant. Il doit être transmis lors de l’embauche d’un artiste ou technicien de spectacle par l’organisateur non professionnel (n’ayant pas une activité principale d’exploitation de lieux de spectacles).

Les déclarations sociales obligatoires périodiques

L’employeur doit effectuer des déclarations de manière périodique : chaque mois, trimestre ou année. La principale étant la DSN (déclaration sociale nominative).

Les déclarations sociales mensuelles

La DSN (déclaration sociale nominative) permet de déclarer les salaires et de payer les cotisations afférentes. Elle comprend les cotisations URSSAF, l’attestation employeur dématérialisée (AED), la déclaration des indemnités journalières (DSIJ) ou encore la DOETH (déclaration de travailleurs handicapés). En outre, elle concerne tous les employeurs, à l’exception de ceux qui remplissent la DADS-U (voir plus bas).

“La DSN est le seul mode déclaratif pour transmettre les déclarations périodiques adressées par les employeurs aux organismes de protection sociale et signaler des événements (maladie, attestation employeur destinée à Pôle emploi…). En remplaçant la majorité des déclarations sociales, cette déclaration unique, mensuelle et dématérialisée permet aux employeurs de simplifier, sécuriser et fiabiliser les obligations sociales. Pour les salariés, elle apporte un traitement des dossiers plus rapide, avec moins de risques d’erreur ; tous les organismes recevant directement les informations qui concernent leur périmètre” (source : urssaf.fr).

La DSN doit être déclarée :

• Au plus tard le 5 du mois pour les entreprises de 50 salariés et plus
• Au plus tard le 15 du mois dans les autres cas

L’AEM (attestation employeur mensuelle) permet de déclarer la prestation de travail d’un intermittent du spectacle. Ainsi, l’employeur (titulaire d’une licence d’entrepreneur de spectacles) doit faire cette déclaration avant le 15 du mois suivant la rémunération.

La déclaration de la taxe sur les salaires est une déclaration fiscale qui concerne uniquement les entreprises qui :

• Ne sont pas soumises à la TVA
• Emploient des salariés

En plus, la taxe est calculée en fonction des rémunérations versées au cours de l’année. Et sa déclaration (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) dépend du montant payé l’année précédente.

Les déclarations sociales annuelles

La DADS-U (déclaration annuelle des données sociales) et le tableau récapitulatif (TR) servent à lister l’ensemble des rémunérations brutes annuelles versées par salarié. Elle doit être faite avant le 31 janvier de l’année et concerne les salaires de l’année passée.

Les employeurs qui doivent déclarer la DADS-U sont :

• Ceux qui n’entrent pas dans le champ d’application de la DSN (marins-pêcheurs, dockers, certains fonctionnaires détachés)
• Les établissements n’ayant pas pu transmettre les données des organismes complémentaires dans la DSN (source : service-public.fr)

La DSI (déclaration sociale des indépendants) permet de déclarer les revenus de travailleurs indépendants aux différentes caisses sociales : URSSAF, CIPAV, etc. Elle sert ainsi à calculer la base de calcul des cotisations et des contributions obligatoires. Elle concerne les travailleurs indépendants, à l’exclusion des micro-entrepreneurs. Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous conseillons notre article dédié à la DSI.

La contribution à la formation professionnelle continue finance les actions de formation continue des salariés et demandeurs d’emploi. Elle doit être déclarée avant le 1er mars de chaque année par tous les employeurs (en savoir plus sur la contribution formation).

Les déclarations sociales obligatoires ponctuelles

Certaines déclarations sont à remplir par l’employeur dans certains cas précis :

• La DAT (déclaration d’accident du travail) doit être transmise à la CPAM dans les 48h lorsqu’un salarié est victime d’un accident de travail (ou lors de son trajet domicile-travail).
• La déclaration d’arrêt de travail et de demande de remboursement intempéries (secteur du BTP) doit être transmise par l’employeur dans le mois qui suit la reprise du chantier, en cas d’arrêt de travail (ou de chômage partiel) en raison d’intempéries.